Hai mai avuto la sensazione che nella tua azienda ci sia qualcosa che non quadra nei numeri, ma non riesci a capire esattamente dove? Oppure che le decisioni vengano prese “a sensazione”, senza un vero supporto dai dati?
Se la risposta è sì, allora ti manca un sistema di controllo di gestione efficace.
Il controllo di gestione non è roba da grandi multinazionali, ma uno strumento pratico che permette a qualsiasi impresa di crescere in modo sostenibile. Il problema è che molte aziende lo implementano male, trasformandolo in un groviglio di fogli Excel che nessuno usa davvero.
Vediamo insieme, passo dopo passo, come farlo funzionare davvero.
Parti dall’obiettivo: cosa vuoi monitorare davvero?
Il primo errore che vedo fare in giro è creare un sistema complicatissimo, che misura di tutto e di più, per poi non usarlo mai.
Prima di buttarti su KPI e report, devi farti una domanda: quali sono le informazioni che fanno davvero la differenza per la mia azienda?
- Sei un e-commerce? Devi sapere il costo di acquisizione cliente e il valore medio d’ordine.
- Hai un’azienda di servizi? Devi controllare la marginalità oraria del tuo team.
- Produci beni fisici? Devi sapere esattamente il costo di produzione di ogni unità.
Non partire mai dai dati disponibili, ma dalle decisioni che devi prendere. Il controllo di gestione serve per avere sempre sotto controllo i numeri su cui si basano le scelte strategiche.
Costruisci un modello semplice e replicabile
Ora che sai cosa devi monitorare, devi costruire un sistema per farlo in modo automatico e senza perdere tempo.
Un buon modello di controllo di gestione deve:
- Essere semplice: un file Excel con 200 colonne che nessuno compila non serve a nulla.
- Essere aggiornabile senza sforzo: se per raccogliere i dati ci metti due giorni, non lo userai mai.
- Essere leggibile a colpo d’occhio: un report deve essere chiaro come un cruscotto di un’auto: devi vedere subito se stai andando bene o male.
Ecco un esempio pratico:
Se hai un’azienda di servizi e vuoi controllare la marginalità, invece di fare report infiniti, costruisci una semplice tabella:
| Progetto | Ore lavorate | Costo orario | Fatturato | Margine |
|---|---|---|---|---|
| Cliente X | 20 | 50€ | 2.000€ | 1.000€ |
| Cliente Y | 30 | 40€ | 2.500€ | 300€ |
Questo ti dice subito quali clienti sono profittevoli e quali no.
Automazione: meno lavoro, più risultati
Se per aggiornare il controllo di gestione devi passare mezza giornata a inserire numeri a mano, hai già perso in partenza.
Oggi esistono mille modi per automatizzare la raccolta dati:
- Se usi un software di contabilità, collegalo direttamente a Google Sheets o Power BI.
- Se hai un e-commerce, usa strumenti che integrano i dati di vendita e di marketing.
- Se gestisci un team, usa un software di timesheet che tracci le ore lavorate senza bisogno di report manuali.
L’obiettivo è che il sistema si aggiorni da solo o con il minimo intervento umano possibile.
Dashboard visive: devi vedere subito se qualcosa non va
Un errore che vedo spesso è generare report pieni di numeri che nessuno legge.
Il tuo sistema di controllo di gestione deve darti risposte in 10 secondi. Per questo ti servono dashboard visive.
Ad esempio, usa:
- Grafici a barre per confrontare periodi diversi.
- Semafori (rosso/giallo/verde) per indicatori critici.
- Trend lineari per vedere se stai migliorando o peggiorando.
Se ti serve un software semplice per farlo, Google Data Studio è gratuito e ti permette di creare dashboard efficaci senza essere un programmatore.
Aggiornamento regolare: senza routine, il sistema muore
Un controllo di gestione che non viene aggiornato con regolarità diventa inutile.
Quindi, imposta delle scadenze fisse per la revisione dei dati:
- Settimanale: per i dati operativi (es. vendite, ore lavorate, campagne pubblicitarie)
- Mensile: per la marginalità e il confronto con il budget
- Trimestrale: per il bilancio e la strategia
E soprattutto, non farlo da solo. Coinvolgi il tuo team: se tutti capiscono i numeri, tutti lavorano meglio.
Dai valore ai numeri: il controllo di gestione non è solo un esercizio di stile
Infine, ricordati che il controllo di gestione non serve a fare bei report, ma a prendere decisioni migliori.
Esempi concreti:
- Se scopri che un servizio ha una marginalità bassa, aumenta i prezzi o elimina i clienti meno redditizi.
- Se vedi che il tuo costo di acquisizione cliente è troppo alto, ottimizza il marketing.
- Se noti che alcuni dipendenti lavorano troppo su progetti poco profittevoli, riorganizza le risorse.
Il controllo di gestione serve per fare azioni concrete, non per fare bella figura con il commercialista.
Inizia oggi, non domani
Un sistema di controllo di gestione efficace può fare la differenza tra un’azienda che cresce e una che brancola nel buio.
Ma il punto è questo: non serve costruire tutto in un giorno. Inizia da un piccolo miglioramento e poi espandi.
- Parti da UN indicatore chiave.
- Costruisci UN report semplice.
- Automatizza UNA raccolta dati.
Se oggi non hai un controllo di gestione, fare anche solo una di queste cose ti metterà già avanti rispetto alla concorrenza.
Quindi, che fai? Inizi oggi o aspetti che i problemi diventino troppo grandi per essere risolti?
